Le nombre de mails reçus et traités par jour augmente de façon exponentielle ! La taille des pièces attachées donne la nausée à Outlook lorsqu’il doit traiter ou rechercher un message dans la Boîte de Réception de vos utilisateurs ? C’est normal !
Il faut faire du rangement et archiver les messages en fonction de la fréquence et de la potentialité de leur utilisation. Votre client de messagerie (Outlook, Thunderbird, etc.) sera alors beaucoup plus performant.
Malheureusement, vos utilisateurs, malgré les formations et informations qui leur sont transmises ont tendance à laisser leur Boîte de Réception se remplir jusqu’au débordement… C’est pour répondre à ce problème que nous avons récemment ajouté la fonction d’auto-archivage et classement des emails, pour tous les utilisateurs des services Optimails.
Un nouveau menu « Auto Archivage Après » est incorporé à la gestion d’une boîte aux lettres, sur la Console d’Administration d’Optimails. Pour activer la fonction, il suffit de sélectionner un intervalle de temps compris entre 1 mois et 1 an
. Cette fonctionnalité va créer un dossier Archive et des sous-dossiers pour chaque mois archivé. Tous les messages ayant l’ancienneté de l’intervalle sélectionné vont être automatiquement placés dans ces dossiers.
Cette dernière mise à jour rend plus aisée la recherche des anciens messages, Outlook sera plus rapide.De même, la synchronisation des répertoires de messagerie via le connecteur MAPI sous Outlook, est beaucoup plus rapide : quand un nouveau message arrive sur la boîte aux lettres, au lieu de synchroniser un répertoire Boîte de réception contenant tous les messages sur 1, 2 ou 3 ans. Outlook synchronise ce répertoire uniquement sur 6 mois si par exemple on a paramétré un auto-archivage au delà de 6 mois.Sachant que la taille moyenne d’une Boîte aux Lettres augmente de 500 Mo à 1 Go par année, lors des synchronisations, la différence est loin d'être négligeable.

Optimails, système de messagerie en mode Saas

Optimails intègre nativement e-securemail, une passerelle de sécurisation des emails. En plus d’incorporer un filtrage Antispam et Antivirus, ce dernier vous permet de renvoyer l’ensemble des emails reçus sur les 30 derniers jours. Optimails quant à lui, effectue une sauvegarde de vos boîtes aux lettres toutes les 20 minutes et chaque sauvegarde est disponible à vie.