La conformité ne se décrète pas, elle se règle
La messagerie transporte des données personnelles et engage l'employeur. Le cadre s'applique, qu'on s'en occupe ou non. Quatre réglages de la console y répondent — chacun au niveau du domaine ou du groupe, jamais en tout ou rien.
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Un message adressé à deux cents destinataires en copie visible communique deux cents adresses professionnelles à deux cents personnes. Cette étourderie est une divulgation de données personnelles. C'est totalement illégale et punit par la CNIL.
La console fixe un seuil, exprimé en nombre de destinataires. Au-delà, la bascule en copie cachée est automatique : l'expéditeur n'a rien à décider au moment d'envoyer, donc rien à oublier.
- Un seuil par domaine, et un seuil distinct par groupe d'utilisateurs
- Minimum 5 destinataires ; la console propose 30 par défaut
- Activable et désactivable indépendamment à chaque niveau
Mentions légales
Le texte que porte chaque message, dans un sens comme dans l'autre.
- Un texte pour le courrier entrant, un autre pour le sortant
- Les deux sens s'activent séparément : on peut n'en vouloir qu'un
- Rédaction en éditeur enrichi, mise en forme comprise
C'est l'endroit où vivent la clause de confidentialité, la mention d'identification de l'entreprise, ou l'avertissement destiné à un correspondant extérieur.
Classification personnalisée
Vos propres catégories, en plus de celles du filtrage.
- Un tag ajouté à l'objet du message, dont vous choisissez le libellé
- Un dossier de classement, dont vous choisissez le nom
- Réglable par domaine ou par groupe
Le message reste livré : il est marqué et rangé, pas écarté. C'est ce qui permet à un service de retrouver ce qui le concerne sans que personne n'ait à trier à la main.
Droit à la déconnexion
LOI n° 2016-1088 du 8 août 2016
relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.
Un message reçu à 23 h n'oblige personne à y répondre. Encore faut-il que ce soit écrit, et écrit sur le message lui-même.
- Des plages horaires définies pour la semaine entière, pour tous les jours, ou jour par jour
- Un bandeau inséré dans les messages reçus hors plage, avec le renvoi au texte de loi
- Le contenu du bandeau est modifiable : le nôtre n'est qu'un point de départ
Droit à la déconnexion
« Vous n'êtes pas obligé de traiter ce message transmis sur une plage horaire de droit à la déconnexion »
Domaine, groupe — jamais tout ou rien
Les quatre réglages se posent au niveau du domaine, puis se redéfinissent groupe par groupe. Une direction commerciale qui adresse des listes de diffusion et un service technique qui n'en adresse jamais n'ont pas besoin du même seuil.
S'y ajoute ce qui ne se règle pas : les données restent hébergées en France, chez un éditeur français soumis au droit français et européen.
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